交通費は領収書のない経費なので、集計に一苦労です。1か月まとめてやろうとすると、いつどこに行ったのか思い出すのに苦労することも。SuicaやPASMOの履歴印字もマメにやらないと古い明細が印字されたくなってしまうことも。チャージ代金を交通費にすると、プライベートな物販までも経費になってしまうのでそれも望ましくありません。
そんな集計に苦労する交通費ですが、会計freeeやMFクラウドの会計ソフトをモバイルSuicaと同期することで、モバイルSuicaの利用明細を会計ソフトに取り込むことが可能になります。
会計freeeでモバイルSuicaを同期
モバイルSuicaの口座を会計freeeに登録
会計freeeでモバイルSuicaを同期するためには、メニューバーの「口座」から「口座を登録」を選択します。画面右側の「決済サービスや電子マネー」から「モバイルSuica」を選択します。
Viewカードを持っていると、モバイルSuicaの年会費は無料（Viewカード以外だと年会費が必要）になります。また、ViewカードでSuicaのチャージを行った場合のポイント還元率は1.5％ですので、一般的なクレジットカードに比べてお得です。
Viewカードの利用がほぼSuicaのチャージである場合には、一緒に会計freeeで同期するとよいでしょう。
モバイルSuicaの明細を会計freeeと同期
モバイルSuicaの会計freeeへの登録が終わったら、モバイルSuicaの利用明細を会計freeeに反映させるため、同期を行います。
この同期を行うには、下図のように、画面認証が必要になります。銀行口座であれば、特に操作なしで同期されるのですが、モバイルSuicaの場合には、同期する都度、同期ボタンをクリックする必要があります。
同期が行われると、モバイルSuicaでの利用明細が会計freeeに反映されます。
会計freeeでモバイルSuicaを同期するときのTips
自動化しよう
移動が多ければ多いほど、モバイルSuicaの利用明細が膨大になってしまい、処理数が多くなってしまいます。そこで、交通費に関しては、自動化をして負担を軽減しましょう。
モバイルSuicaの明細を取り込むと、下図のように明細が取り込まれます。
推測済みですが、「品目・取引先等」が「電車代」になっているため、「バス代」に修正して自動化するようにします。
上図では、「自動化」の欄にチェックしていませんが、自動化にチェックを入れてから「登録」をします。
メニューバー「設定」の「自動登録ルールの設定」を選択すると、ここで設定したルールが下図の通り確認できます。
電車代を同期するときのポイント
電車代の場合、取引内容が「電車 入 上野 出 神田」と、改札に入った駅と改札を出た駅がわかるようになっています。このまま「自動化」にチェックを入れると、自動化ルールではこれと完全一致したもののみ自動化されます。これだと、行先と目的地が一致しないと自動化されませんので、電車に乗った場合にはすべて自動化するように設定します。
設定のコツは、「自動登録ルールの設定」の際、取引内容を「部分一致」、「電車」とします。
このようにすることで、取引内容に「電車」の文字が含まれているものについては、すべて「旅費交通費」の「電車代」として自動的に登録されるようになります。
プライベートの支出をモバイルSuicaで支払った場合
プライベートの支出をモバイルSuicaで支払った場合には、プライベートで使ったものとしての登録が必要になります。
「自動化」のチェックボックスのすぐ右上の「×」をクリックすると、上図のウィンドウが出ていますので、「プライベートな支出として登録する」を選択しましょう。
Suicaは事業用とプライベート用の2枚を持つ
Suicaがあれば小銭は必要なく、また、チャージのたびにViewカードのポイントが1.5％分貯まるので、便利でお得です。そのため、コンビニなどの支払で頻繁に使う方も多いでしょう。
プライベートでのSuicaの利用が多い場合のネックは、会計処理が増えてしまうことです。プライベートの支出についても、事業用のSuicaを使用していれば、そのたびにプライベートでの支出を登録しなければなりません。そのような手間を防ぐためにも、利用頻度の高い方はSuicaを２つ持ちましょう。Suica機能付きのViewカードをお持ちであれば、そちらはプライベート用、モバイルSuicaは事業用とすると便利です。
会計freeeで同期するのはモバイルSuicaだけですから、プライベートの支出をいちいち登録する必要がなくなります。
面倒くさい交通費の精算、モバイルSuicaを活用してお手軽に済ませるようにしましょう。
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【編集後記】
昨日の夜は、東京税理士会神田支部の有志で行っている研修会に参加しました。テーマは資産税関連。法人税を専門としている私にとっては新しい発見がたくさんあり、学びの多い会となりました。
【昨日の一日一新】
いつもとは違うルートで神田支部へ移動
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